Un allenatore volontario di SSD può ricevere rimborsi per le trasferte documentate?

A cura diDott. Alessio FerrettiDottore commercialista · Pubblicato il 29/10/2026

La risposta operativa è che una SSD può prendere in esame il rimborso di una trasferta sostenuta da un allenatore volontario quando viaggio, attività svolta, spesa e pagamento sono ricostruibili in modo coerente. La ricevuta o il biglietto, però, non risolvono da soli la decisione: occorre collegarli a una trasferta concreta e alla posizione effettiva della persona nella SSD.

Il punto pratico non è soltanto conservare documenti. È capire se il pagamento restituisce una spesa individuabile oppure se, osservato insieme alla frequenza dei pagamenti, alle attività affidate e agli accordi disponibili, apre una questione diversa sul rapporto. Per questo la SSD dovrebbe ricostruire prima il fatto che genera il rimborso e solo dopo decidere come procedere.

In sintesi

• La trasferta va ricondotta a un’attività specifica svolta per la SSD, con luogo, data e ragione del viaggio riconoscibili.
• Il documento di spesa va letto insieme alla richiesta di rimborso: un documento isolato non chiarisce chi abbia sostenuto la spesa né perché.
• È utile distinguere i rimborsi collegati a singole trasferte dai pagamenti ricorrenti non spiegati da viaggi individuati.
• La stessa persona può richiedere attenzione maggiore se svolge anche attività retribuite: le due situazioni vanno tenute separate nella ricostruzione interna.
• Prima di autorizzare o proseguire pagamenti analoghi, conviene confrontare incarico, attività effettiva, trasferte e documentazione disponibile.

Quando una trasferta è ricostruibile

Una trasferta documentata è prima di tutto un fatto che la SSD riesce a descrivere senza passaggi mancanti. L’allenatore indica dove si è recato, per quale attività sportiva, in quale giorno e con quale collegamento all’incarico volontario. La SSD può poi associare tali dati al documento che prova la spesa sostenuta e alla richiesta presentata.

Il passaggio risolutivo consiste nel collegare quattro elementi nella stessa pratica: persona, attività, spostamento e costo. Se uno di essi resta generico, il fascicolo non spiega ancora il rimborso. Per esempio, una ricevuta di viaggio può provare un acquisto, ma non identifica automaticamente la gara, l’allenamento, la riunione o l’altra attività che ha richiesto lo spostamento. Allo stesso modo, una convocazione o un calendario può spiegare l’attività, ma non basta a ricostruire una spesa effettivamente sostenuta.

È buona pratica usare una richiesta sintetica, compilata in prossimità della trasferta, che riporti causale, destinazione, data, mezzo utilizzato, importo richiesto e documenti disponibili. Il responsabile interno può confrontarla con il calendario dell’attività o con l’incarico assegnato. Questo è un controllo interno organizzativo: serve a rendere leggibile la decisione della SSD e a intercettare dati incoerenti prima del pagamento.

Rimborso di spesa e pagamento ricorrente: la distinzione da rendere visibile

La domanda cambia se il rimborso è occasionale e riferito a una trasferta identificata oppure se la SSD registra pagamenti ripetuti con descrizioni generiche. Nel primo caso, l’elemento centrale è la corrispondenza tra spesa, viaggio e attività. Nel secondo, la ricostruzione richiede anche il confronto fra le singole causali, la periodicità dei pagamenti e ciò che l’allenatore svolge realmente.

Non è utile chiamare “rimborso” una voce che non consente di risalire alla trasferta. Una causale interna come “spese allenatore” lascia aperte domande essenziali: quale spesa, per quale spostamento, in relazione a quale attività e con quale documento. Una descrizione più precisa non determina da sola il trattamento del pagamento, ma permette alla SSD di vedere se esiste davvero un fatto documentato dietro ciascuna uscita.

Un ulteriore punto di attenzione riguarda l’allenatore che, oltre al volontariato, abbia un incarico o un’attività retribuita presso la SSD. Non conviene riunire nella stessa richiesta spese riferite a contesti diversi né utilizzare documenti indistinti. Tenere separati periodo, attività, viaggio e relativa richiesta rende possibile esaminare ciascuna voce senza attribuire automaticamente la trasferta a un rapporto diverso da quello cui è collegata.

Per approfondire la ricostruzione dei ruoli e dei pagamenti, può essere utile leggere come distinguere volontari e collaboratori retribuiti attraverso attività, accordi e documentazione.

Percorso diagnostico per la SSD prima del pagamento

1. Ricostruire l’evento. Individuare l’attività che ha richiesto lo spostamento, chi vi ha partecipato, luogo e data. Se la SSD non riesce a collegare il viaggio a un evento o a un incarico concreto, la richiesta resta incompleta.
2. Confrontare richiesta e prova di spesa. Verificare che nominativo, data, destinazione, mezzo e importo della richiesta siano compatibili con i documenti disponibili. Le differenze vanno annotate e chiarite, senza compensarle con descrizioni generiche.
3. Leggere lo storico della persona. Confrontare la richiesta con altre trasferte e con gli eventuali accordi o incarichi in essere. L’obiettivo è distinguere le spese riconducibili a viaggi specifici da pagamenti la cui ragione non emerge dalla documentazione.
4. Decidere l’azione interna. Se i quattro elementi coincidono, la SSD dispone di una pratica più leggibile per assumere la propria decisione. Se manca il collegamento fra attività, viaggio e costo, è preferibile fermare la ricostruzione alla differenza emersa e richiedere il dato mancante.

Quando coinvolgere lo studio. Le modalita di trasmissione degli eventuali documenti possono essere concordate dopo il contatto.

Quando coinvolgere lo studio. Le modalita di trasmissione degli eventuali documenti possono essere concordate dopo il contatto.

Questo percorso non assegna un trattamento fiscale o lavoristico al pagamento. Produce invece un risultato concreto: la SSD sa se dispone di una trasferta ricostruibile oppure se ha davanti una voce non ancora spiegata. Il fatto che può cambiare la conclusione è, in particolare, l’emersione di un’attività diversa da quella indicata nella richiesta o di pagamenti ripetuti privi di collegamento con trasferte specifiche.

Quando coinvolgere lo studio

È opportuno coinvolgere lo studio quando la SSD non riesce a separare con chiarezza volontariato, attività eventualmente retribuite e pagamenti per trasferte; anche quando la ricostruzione dei documenti non coincide con attività, date o causali registrate. Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può esaminare i documenti e i dati disponibili sul rapporto, chiarire i riflessi fiscali, contabili ed economici del caso e coordinare gli approfondimenti lavoristici necessari nel perimetro del servizio.

Per orientare la prima valutazione, è sufficiente descrivere la situazione, l’urgenza della decisione e l’elenco dei documenti disponibili, ad esempio incarico o accordi, richieste di rimborso, prove delle trasferte, registrazioni dei pagamenti e calendario dell’attività. Dopo il contatto, le modalità di trasmissione possono essere concordate in base al caso.

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